ย้ายออฟฟิศ ย้ายสำนักงานต้องเตรียมตัวอย่างไร

10 ขั้นตอนในการช่วยให้การขนย้ายสำนักงานมีประสิทธิภาพ

เราคงปฏิเสธไม่ได้ว่าการย้ายออฟฟิศใหม่ เป็นงานใหญ่ของทุกองค์กร เพราะนอกจากจะวุ่นวายเรื่องการเก็บข้าวของแล้ว ปัญหาเกี่ยวกับบุคลากร และ การโยกย้ายด้านเอกสารต่างๆ ก็เป็นเรื่องปวดใจไม่แพ้กันเมื่อถึงจุดหนึ่งการเปลี่ยนที่ตั้งสำนักงาน หรือ ย้ายออฟฟิศ ก็อาจจะเป็นสิ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้ อาจจะด้วยความก้าวหน้าที่ทำให้องค์กรขยับขยายขึ้น หรือ จำเป็นต้องย้ายด้วยเหตุผลอื่นๆดังนั้นเราจะเห็นได้ว่าการย้ายออฟฟิศ หรือ สำนักงานเป็นงานที่ต้องมีการวางแผน และ จัดการอย่างเป็นระบบเพื่อให้การย้ายดำเนินงานนั้นเป็นไปได้อย่างราบรื่น และ ไม่กระทบต่อการทำงานปกติ ดังนั้นในวันนี้เราจะมาแนะนำขั้นตอนที่คุณควรพิจารณาในการเตรียมตัวย้ายออฟฟิศ หรือ ขนย้ายสำนักงานอย่างไรให้มี
ประสิทธิภาพ

แนะนำขั้นตอนการเตรียมตัวขนย้ายสำนักงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

1. วางแผนล่วงหน้า

ก่อนอื่นเลยควรมีการกำหนดวันที่แน่นอนในการขนย้ายสำนักงาน เพื่อให้สามารถวางแผนจัดการล่วงหน้าและ แจ้งให้พนักงานทราบได้อย่างครบถ้วน และ ให้เวลาในการเตรียมความพร้อม อีกทั้งควรมีการประเมินพื้นที่ของออฟฟิศใหม่ และ วางแผนการจัดวางเฟอร์นิเจอร์, อุปกรณ์สำนักงาน, และ พื้นที่ทำงานใหม่ให้เหมาะสม ก่อนการขนย้ายสำนักงาน

2. จัดการทรัพยากร และ จัดทำรายการสิ่งของ

ต่อมาหากต้องการขนย้ายสำนักงานให้มีประสิทธิภาพนั้นการทำรายการทรัพย์สินทั้งหมดในออฟฟิศ เช่น เฟอร์นิเจอร์, คอมพิวเตอร์, เครื่องใช้สำนักงาน และ อุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่มีสิ่งใดถูกลืม หรือ สูญหายระหว่างการขนย้าย อีกทั้งควรคัดแยกสิ่งของที่ไม่จำเป็น หรือ ไม่ใช้งานแล้วออกไป เช่น เอกสารเก่า หรือ เฟอร์นิเจอร์ที่ไม่ใช้ เพื่อลดภาระปริมาณการขนย้ายให้น้อยลง

3. เลือกบริษัทขนย้ายสำนักงานที่เหมาะสม

หากต้องการให้การขนย้ายสำนักงานเป็นไปได้อย่างมืออาชีพนั้นการเลือกบริษัทขนย้ายสำนักงานที่มีประสบการณ์ในการย้ายสำนักงานนั้นเป็นสิ่งที่ควรทำ โดยควรเลือกพิจารณาจากรีวิว, การรับรอง และบริการประกันภัยสำหรับทรัพย์สินระหว่างการขนย้าย อีกทั้งควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทขนย้ายมีบริการที่ครบวงจร เช่น บริการบรรจุหีบห่อ และ การติดตั้งอุปกรณ์ในออฟฟิศใหม่อย่างครบถ้วน

4. การจัดการระบบ IT และ อุปกรณ์เทคโนโลยี

ต่อมาอีกสิ่งที่หลายๆออฟฟิศนั้นมีนั้นคืออุปกรณ์ไอทีซึ่งต้องวางแผนการย้ายอุปกรณ์ไอทีล่วงหน้า เช่น เซิร์ฟเวอร์, คอมพิวเตอร์ และ อุปกรณ์เครือข่าย โดยอาจต้องใช้บริการผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีในการติดตั้งอุปกรณ์ใหม่ หรือ รื้อถอนต่างๆ อีกทั้งควรสำรองข้อมูล และ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ทุกชิ้นได้รับการบรรจุหีบห่ออย่างปลอดภัย เพื่อป้องกันความเสียหายระหว่างการขนย้ายสำนักงาน

5. จัดการเอกสาร และ สิ่งของสำคัญ

หลายๆออฟฟิศต้องมีเอกสารสำคัญที่ใช้ในชีวิตประจำวันซึ่งควรถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย และ ติดป้ายชัดเจน หากต้องย้ายออฟฟิศ เพื่อให้สามารถค้นหาได้ง่ายในที่ทำงานใหม่ อีกทั้งควรพิจารณาใช้บริการจัดเก็บเอกสาร (Document storage) หากมีเอกสารจำนวนมากที่ไม่สามารถขนย้ายได้ในคราวเดียวได้

6. การแจ้งพนักงาน และ การจัดการภายใน

ต่อมาคือการแจ้งพนักงานทุกคนเกี่ยวกับแผนการย้ายออฟฟิศ และ จัดเตรียมคู่มือ หรือ รายละเอียดที่จำเป็นในการเตรียมตัวสำหรับการย้าย อีกทั้งควรมอบหมายหน้าที่ให้พนักงานรับผิดชอบดูแลส่วนต่าง ๆ เช่น การจัดเตรียมโต๊ะทำงานของตนเอง การตรวจสอบเอกสารสำคัญ และ การดูแลทรัพย์สินของแผนกต่างๆ

7. การตรวจสอบ และ ประเมินความต้องการในที่ทำงานใหม่

อีกทั้งในการวางแผนย้ายออฟฟิศจำเป็นต้องตรวจสอบออฟฟิศใหม่ก่อนการย้ายเพื่อให้แน่ใจว่ามีสิ่งอำนวยความสะดวกครบถ้วน เช่น ระบบไฟฟ้า, ระบบน้ำ, และ ระบบการสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ และอินเทอร์เน็ต พร้อมใช้งาน และ วางแผนการออกแบบภายในออฟฟิศใหม่ โดยคำนึงถึงความสะดวกในการทำงาน และ การจัดวางที่เหมาะสมต่อการใช้พื้นที่

8. การบรรจุ และ ขนย้ายสิ่งของ

ต่อมาเป็นขั้นตอนการบรรจุหีบห่อสิ่งของที่ต้องการขนย้ายสำนักงาน โดยควรติดป้ายระบุห้อง หรือ พื้นที่ที่จะนำไปวางในออฟฟิศใหม่ เพื่อให้การจัดเรียง และ จัดระเบียบทำได้ง่ายขึ้น และ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งของที่เปราะบาง เช่น จอคอมพิวเตอร์ หรือ เครื่องพิมพ์ ถูกบรรจุด้วยวัสดุกันกระแทก และ ได้รับการขนย้ายอย่างปลอดภัย

9. การเตรียมตัวสำหรับวันย้าย

บริษัทรับขนย้ายสำนักงานจะต้องมีทีมงาน และ อุปกรณ์ในการช่วยยกเฟอร์นิเจอร์ ต่างๆิย่างพร้อมเพรียงอีกทั้งต้องมีการเตรียมรถที่เหมาะสมจัดทำตารางเวลาสำหรับการย้ายอย่างครบถ้วน เพื่อให้มั่นใจว่าทุกขั้นตอนจะดำเนินไปตามแผนการขนย้าย และ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพนักงาน หรือ ผู้ดูแลที่สามารถคอยประสานงานในวันย้ายจริงได้ทันที เพื่อตรวจสอบ และ จัดการการขนย้ายให้เป็นไปตามแผน

10. การติดตั้ง และ ตรวจสอบในที่ทำงานใหม่

หลังขั้นตอนการขนย้ายเสร็จสิ้น ควรมีตรวจสอบว่าทรัพย์สินทั้งหมดได้รับการจัดเรียง และ ติดตั้งตามแผนที่วางไว้ครบถ้วน เช่น การติดตั้งโต๊ะทำงาน, อุปกรณ์ไอที และ การจัดระบบเครือข่าย และ ต้องมีการทดสอบระบบทั้งหมด เช่น อินเทอร์เน็ต, โทรศัพท์ และ ระบบไฟฟ้า เพื่อให้แน่ใจว่าพร้อมใช้งานในการทำงานทันที หากสิ่งใดเสียหายจะสามารถเคลมประกันกับทางบริษัทรับขนย้ายสำนักงานได้อย่างทันที

จากที่กล่าวมาทั้งหมดจะเห็นถึงขั้นตอนการขนย้ายสำนักงานอย่างครบถ้วนเพื่อเป็นการเตรียมการ และวางแผนอย่างละเอียดจะช่วยให้การขนย้ายสำนักงานเป็นไปอย่างราบรื่น และ ไม่กระทบต่อการดำเนินงานของบริษัท อีกทั้งหากต้องการผู้เชี่ยวชาญในการช่วยในการขนย้ายสำนักงานเราขอแนะนำ Speed move ซึ่งเป็นบริษัทรับขนย้ายสำนักงาน ครบวงจรอีกทั้งยังมีทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์ด้านการขนย้ายโดยเฉพาะ ทั้งนี้เรามีบริการรับขนของย้ายต่างๆ เช่น บริการย้ายประติมากรรมงานศิลปะ ย้ายสำนักงาน ขนย้ายโรงงาน รื้อถอน rack โรงงาน ย้ายเฟอร์นิเจอร์ ตู้เซฟ มีการสำรวจหน้างานให้ฟรีเพื่อช่วยคำนวนค่าใช้จ่ายให้กับลูกค้าทุกคนก่อนเลือกใช้บริการ หมดกังวลเรื่องระยะทางเพราะเรามีบริการจัดส่งทั่วประเทศ นอกจากนี้เรายังมีการรับประกันการขนย้าย โดยเรามีรถขนย้ายหลากหลายประเภท อีกทั้งยังรับประกันได้ว่าของที่จะขนย้ายนั้นจะได้รับการดูแลเป็นอย่างดีจะช่วยลดความวุ่นวายในกระบวนการขนย้ายออฟฟิศของท่านได้อีกด้วย

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
บริษัท สปีดมูฟ จำกัด
Tel : 02-751-5269 , 065-056-4598
Email : spm2011@speed-move.com